Chi Phí Vận Hành Quán Cafe Hàng Tháng: 6 Khoản Dễ Bị Bỏ Sót

Nhiều người khi mở quán cafe thường tập trung vào chi phí đầu tư ban đầu như tiền thuê mặt bằng, thiết kế, nội thất, máy pha cafe và trang thiết bị. Tuy nhiên, một quán cafe có thể vận hành tốt trong dài hạn hay không lại phụ thuộc rất lớn vào chi phí vận hành hàng tháng.

Một quán có doanh thu tốt nhưng kiểm soát chi phí kém vẫn có thể rơi vào tình trạng doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp, thậm chí âm dòng tiền.

Vì vậy, trước khi mở quán, chủ đầu tư cần xây dựng một bài toán tài chính tương đối đầy đủ: mỗi tháng quán tốn bao nhiêu tiền, cần doanh thu bao nhiêu để hòa vốn và doanh thu bao nhiêu thì bắt đầu có lợi nhuận.

1. Chi phí thuê mặt bằng

Đây thường là một trong những khoản chi phí cố định lớn nhất của quán cafe.

Chi phí không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng mà còn có thể phát sinh thêm:

• Tiền thuê hàng tháng
• Phí quản lý nếu thuê trong tòa nhà hoặc khu thương mại
• Phí giữ xe
• Phí vệ sinh khu vực chung
• Thuế hoặc các khoản phí liên quan theo thỏa thuận thuê
• Chi phí sửa chữa, bảo trì mặt bằng

Một sai lầm phổ biến là lựa chọn mặt bằng quá lớn hoặc tiền thuê quá cao vì kỳ vọng doanh thu lớn.

Thực tế, mặt bằng đẹp chưa chắc là mặt bằng kinh doanh hiệu quả.

Khi lựa chọn địa điểm, cần đánh giá đồng thời lưu lượng khách, khả năng nhận diện, nhóm khách hàng mục tiêu, giá bán dự kiến và doanh thu có thể đạt được.

Công thức đơn giản:

Tỷ lệ tiền thuê = Tiền thuê mặt bằng / Doanh thu × 100%

Ví dụ, nếu tiền thuê là 40 triệu đồng/tháng và doanh thu đạt 300 triệu đồng:

40 / 300 × 100% = 13,3%

Con số này cần được đặt trong tổng thể mô hình để đánh giá quán đang chịu áp lực mặt bằng cao hay thấp.

2. Chi phí nhân sự quán cafe

Nhân sự là khoản chi phí rất dễ tăng vượt dự toán nếu quán chưa xây dựng cơ cấu ca làm và định biên nhân sự hợp lý.

Các khoản thường bao gồm:

• Lương nhân viên
• Phụ cấp
• Thưởng
• Chi phí tuyển dụng
• Đào tạo nhân viên
• Đồng phục
• Chi phí tăng ca
• Chi phí nhân sự quản lý

Một quán cafe nhỏ không nhất thiết phải có quá nhiều nhân viên. Quan trọng là bố trí đúng người, đúng vị trí, đúng thời điểm.

Ví dụ, lượng khách buổi sáng, buổi trưa và buổi tối có thể khác nhau. Nếu giữ nguyên số lượng nhân viên trong mọi khung giờ, quán có thể phải trả một khoản chi phí nhân sự không cần thiết.

Ngoài ra, nhân sự nghỉ việc liên tục cũng tạo ra chi phí ẩn rất lớn do phải tuyển dụng và đào tạo lại.

Vì vậy, xây dựng SOP vận hành, mô tả công việc và định biên nhân sự ngay từ đầu sẽ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

3. Chi phí nguyên vật liệu và giá vốn đồ uống

Chi phí nguyên liệu quán cafe là khoản chi phí biến đổi quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận. Các nguyên liệu thường gồm cafe, trà, sữa, syrup, đường, trái cây, topping, đá, bao bì, ly và nắp...Để kiểm soát tốt chi phí vận hành quán cafe, chủ quán cần tính giá vốn từng món (Cost) thay vì chỉ ước tính tổng chi phí nguyên liệu.

Cần theo dõi Food Cost như thế nào?

Giá vốn = Chi phí nguyên vật liệu / Doanh thu × 100%

Ví dụ:

Doanh thu tháng: 300 triệu đồng

Chi phí nguyên vật liệu: 90 triệu đồng

Food Cost:

90 / 300 × 100% = 30%

Tuy nhiên, không nên áp dụng một tỷ lệ cố định cho mọi mô hình cafe. Quán cafe take-away, specialty coffee, cafe kết hợp bakery hay cafe kết hợp nhà hàng sẽ có cơ cấu giá vốn rất khác nhau. Ngoài ra, cần theo dõi lượng nhập – xuất – tồn, định lượng nguyên liệu cho từng món và kiểm soát hao hụt để hạn chế thất thoát. Một menu được xây dựng dựa trên giá vốn thực tế sẽ giúp quán xác định giá bán hợp lý, kiểm soát chi phí và cải thiện lợi nhuận hiệu quả hơn.

4. Chi phí điện, nước và vận hành

Đây là nhóm chi phí thường bị đánh giá thấp khi lập kế hoạch mở quán. Chi phí điện nước quán cafe là khoản chi phí hàng tháng cần được tính toán ngay từ khi lập kế hoạch kinh doanh. Ngoài tiền điện, nước, quán còn phát sinh các khoản như internet, phần mềm quản lý, vệ sinh, phí thanh toán, bảo trì thiết bị và vật tư tiêu hao. Đặc biệt, các thiết bị như máy lạnh, máy pha cafe, máy xay, tủ mát, tủ đông và máy làm đá có thể tiêu thụ lượng điện đáng kể. Nếu không kiểm soát tốt, chi phí vận hành quán cafe có thể tăng cao dù doanh thu vẫn ổn định.

Chủ quán nên theo dõi riêng từng khoản chi phí hàng tháng của quán cafe, so sánh với doanh thu và kiểm tra các khoản phát sinh bất thường. Việc bảo trì thiết bị định kỳ, sử dụng điện nước hợp lý và kiểm soát vật tư tiêu hao sẽ giúp giảm chi phí và duy trì hiệu quả vận hành.

Kiểm soát tốt điện nước và các chi phí vận hành nhỏ mỗi tháng chính là cách bảo vệ lợi nhuận lâu dài của quán cafe.

5. Chi phí marketing và thu hút khách hàng

Chi phí marketing quán cafe là khoản đầu tư cần thiết để xây dựng thương hiệu, thu hút khách mới và duy trì lượng khách hàng ổn định. Các khoản thường gặp gồm quảng cáo Facebook, Google, TikTok, sản xuất nội dung, chụp ảnh, video, chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng.

Khi lập kế hoạch chi phí vận hành quán cafe, chủ đầu tư nên xác định ngân sách marketing phù hợp với quy mô và doanh thu mục tiêu. Quan trọng không chỉ là chi bao nhiêu mà cần theo dõi chi phí marketing tạo ra bao nhiêu khách hàng và doanh thu.

Marketing hiệu quả không nhất thiết phải có ngân sách lớn, mà cần đúng khách hàng, đúng kênh và có khả năng tạo ra doanh thu thực tế.

6. Những khoản chi phí quán cafe dễ bị bỏ sót

Ngoài các khoản chi phí chính, chi phí vận hành quán cafe còn có nhiều khoản nhỏ dễ bị bỏ qua nhưng cộng dồn hàng tháng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.

Một số khoản thường gặp như hao hụt nguyên liệu, hàng tồn kho hết hạn, ly – nắp – ống hút, phí ngân hàng, phí nền tảng giao hàng, vệ sinh, sửa chữa thiết bị, thay thế dụng cụ, phần mềm quản lý và các chi phí phát sinh khác.

Để kiểm soát tốt chi phí hàng tháng của quán cafe, nên lập ngân sách riêng cho các khoản phát sinh và theo dõi định kỳ. Việc kiểm soát những chi phí nhỏ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế thất thoát và cải thiện lợi nhuận lâu dài.

Một quán cafe kinh doanh hiệu quả không chỉ cần tăng doanh thu mà còn phải kiểm soát tốt từng khoản chi phí.

Kết luận

Chi phí vận hành quán cafe không chỉ là tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và nguyên liệu. Một mô hình thực tế còn phải tính đến điện nước, marketing, phần mềm, hao hụt, bảo trì, phí thanh toán và nhiều khoản phát sinh khác. Quan trọng hơn, chủ đầu tư cần nhìn toàn bộ bài toán theo chuỗi: Chi phí → Doanh thu → Hòa vốn → Lợi nhuận → Dòng tiền. Một quán cafe muốn kinh doanh bền vững không nhất thiết phải có doanh thu cao nhất, mà cần có mô hình phù hợp, chi phí được kiểm soát và dòng tiền đủ khỏe để vận hành lâu dài.

ANZ Group – Đồng hành xây dựng mô hình F&B bài bản:

Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực F&B, ANZ Group đồng hành cùng nhà đầu tư từ việc xây dựng ý tưởng, phân tích mô hình, lập bài toán đầu tư, thiết kế không gian, xây dựng menu, setup nhân sự đến xây dựng quy trình và hỗ trợ vận hành. Nếu đang chuẩn bị mở quán cafe, thay vì chỉ tính “cần bao nhiêu tiền để mở quán”, hãy tính trước “quán cần doanh thu bao nhiêu để sống khỏe và có lợi nhuận”. Đó mới là nền tảng để một mô hình cafe có thể phát triển lâu dài.

Liên hệ ngay